MAKALAH GNU CASH

I. PENDAHULUAN
• Akuntansi.
Perangkat lunak akuntansi adalah program yang digunakan untuk merekam dan memproses setiap proses akuntansi. Proses akuntansi dapat dibagi menjadi beberapa modul fungsional, seperti :
• account payable
• account receivable
• payroll
• general ledger, dll.


 Beberapa contoh perangkat lunak akuntansi adalah:


II. ISI

o GNU Cash, bersifat open source dan dikembangkan oleh GNU Cash Development Team.

• Akuntansi.
Perangkat lunak akuntansi adalah program yang digunakan untuk merekam dan memproses setiap proses akuntansi. Dengan GnuCash Anda dapat mengelola
• akun bank,
• saham, pendapat dan
• pengeluaran.

Cepat dan intuitif seperti checkbook register, aplikasi ini menggunakan prinsip akuntansi profesional untuk memastikan neraca seimbang dan membuat laporan yang akurat.

Berikut contoh Freeware …

o GNU Cash, bersifat open source dan dikembangkan oleh GNU Cash Development Team dan biasa dipakai diperkantoran accounting

Cara menggunakan GnuCash portable :

Langkah 1: Persiapan
Langkah pertama dalam menggunakan program keuangan pribadi adalah mengumpulkan sumber data, yaitu transaksi sehari-hari. Pastikan semua transaksi yang Anda lakukan dicatat atau ada catatannya, agar nanti bisa dimasukkan ke program.
Langkah 2: Entri Ke Program GnuCash
Langkah kedua setelah data terkumpul dari "dokumen awal" (bon, resi, slip gaji) adalah memasukkannya ke program komputer. Memasukkan transaksi ke komputer dapat dilakukan sesering yang Anda suka (di langkah 3). Perlu diakui, pekerjaan mengentri seperti ini bukanlah sesuatu yang amat mengasyikkan.
Bagian ini akan membahas program GnuCash :.
1.Setup awal.
Jika GnuCash belum diinstal, installah dulu sesuai distro masing-masing (mis: dengan perintah 'apt-get install gnucash' jika di Debian). Lalu jalankan dengan mengklik entri menunya (biasanya di kategori Office) atau dengan mengetikkan 'gnucash' di shell.
Pertama dijalankan, GnuCash lewat wizard-nya akan mengajak Anda membuat hirarki akun baru. Bagi yang buta akunting sama sekali, mungkin ada baiknya membaca-baca buku dasar akuntansi atau tutorial-tutorial yang ada di web, tapi cukuplah disebutkan di sini bahwa pada prinsipnya akuntasi berurusan dengan akun (rekening). Setiap kegiatan ekonomi dinyatakan dengan transaksi perpindahan uang dari satu akun ke akun-akun lainnya.
Di wizard New Account Hierarchy Setup, pilihlah mata uang Rupiah (IDR), lalu klik Forward. GnuCash bisa membuatkan akun-akun spesifik tambahan misalnya fixed assets jika Anda memiliki kendaraan/rumah, akun pengeluaran istri/anak, dll. Untuk sederhananya, cukup centang hanya Common Accounts. Klik Forward.
Isilah saldo-saldo awal. Misalnya untuk dompet, ada di akun Cash In Wallet (di bawah Assets:Current Assets).
Pada contoh kita, Budi pada awal pencatatan memiliki uang Rp 127.000,- di dompet. Klik pada kolom Opening Balances, isikan 127000. Klik Forward, lalu Apply. GnuCash akan menampilkan tab Accounts berisi daftar akun yang kita punyai hasil setup tadi.
2.Membuat (sub)akun baru.
Kita sebetulnya belum memasukkan semua aset dan akun yang kita punya. Jika Anda memiliki kendaraan atau rumah, ini juga sebetulnya perlu dimasukkan. Budi ceritanya memiliki juga satu akun tabungan BCA dan satu kartu kredit Citibank.
Untuk membuat akun baru, bisa dengan klik kanan di bawah akun induk yang diinginkan. Contoh untuk tabungan BCA: klik kanan di bawah Assets:Current Assets:Savings Account, lalu pilih New Account. Ketikkan nama akun (bisa diganti-ganti nanti)
mis: "BCA #1". Kita belum tahu saldo awalnya berapa, biarkan kosong dulu. Klik OK.
Kartu kredit adalah rekening hutang (liability), jadi buatlah di bawah Liabilities:Credit Card. Saldonya juga ceritanya belum diketahui karena kita belum melihat tagihan bulanan, jadi kosongkan dulu.
Membuat akun baru juga bisa sambil memasukkan transaksi, nanti akan diberikan contohnya.
Selain membuat akun baru, untuk memudahkan bekerja dengan locale Indonesia, mari utak-atik sedikit menu Edit > Preferences. Pada tab Date/Time, Anda bisa memilih format Eropa dd.mm.yyyy atau sekalian ISO yyyy-mm-dd agar tidak bingung.
3.Memasukkan transaksi.
• Mari coba memasukkan transaksi :
Contoh :
misalnya sarapan sebesar Rp 4.000,- pada tanggal 9.
Pertama-tama, di tab Accounts, dobel klik atau tekan Enter pada akun Cash In Wallet. GnuCash akan membuka tab baru yaitu register (jurnal) untuk akun ini. Di sana sudah ada 1 transaksi awal yaitu saldo awal (Opening Balances). Seperti telah dijelaskan, semua kegiatan ekonomi dinyatakan sebagai perpindahan uang dari akun ke akun. Saldo awal di dompet adalah modal yang kita berikan pada akun tersebut, karena itu dinyatakan sebagai perpindahan dari akun modal (Equity:Opening Balances) ke akun dompet. Akun dompet menerima (receive) sejumlah Rp 127.000 dari akun modal.
Untuk memasukkan transaksi sarapan kita, pertama ketikkan tanggal yaitu "09.09.2007", lalu tekan Tab. Ketikkan 1 sebagai nomor (ini adalah nomor urut transaksi pada hari tersebut, atau bisa juga nomor urut yang unik untuk semua hari, bergantung selera Anda), lalu tekan Tab. Ketikkan "sarapan" pada kolom Description, lalu tekan Tab. Pada kolom Transfer, kita memasukkan nama akun. Sarapan adalah pengeluaran, jadi pilihlah akun bernama "Expenses:Dining", lalu tekan Tab. Lewatlah kolom Receive dengan menekan Tab sekali lagi, karena dengan sarapan berarti kita mengeluarkan uang dari akun dompet ke akun pengeluaran makan. Pada kolom Spend, ketik 4000, lalu tekan Tab (atau Enter). Selesai. Anda telah memasukkan sebuah transaksi.
Mari masukkan transaksi kedua, yaitu membayar ongkos busway. Karena tanggal masih sama, tekan Tab. Masukkan nomor urut 2 pada kolom Num. Masukkan "busway" pada kolom Deskripsi. Masukkan "Expenses:Public Transportation" pada kolom Transfer. Masukkan 9000 pada kolom Spend.
Demikianlah cara memasukkan transaksi. Sederhana bukan? Mari coba sekali lagi, yaitu transaksi mengambil uang dari akun tabungan via ATM pada tanggal 10. Transaksi ini adalah Spend bagi akun "Assets:Current Assets:Savings Account:BCA #1" dan Receive bagi akun dompet.
Pertama tekan tombol "+". Ini akan shortcut untuk menambah 1 hari bagi nilai di kolom tanggal dari "09.09.2007" menjadi "10.09.2007". Untuk mengurangi 1 hari, tekan "-". Untuk menambah/mengurangi seminggu, tekan "+"/"-" sambil menekan Shift. Lalu tekan tombol Tab dan masukkan nomor urut 1. Ketik mis "ambil uang via ATM" atau "isi dompet dari ATM" di Deskripsi. Isikan nama akun BCA seperti disebutkan di atas dan isikan jumlah 250000 pada kolom Receive.
Jika Anda berpindah ke tab Accounts GnuCash dan membuka akun BCA #1, maka di sana pun sudah akan ada catatan yang sama, yaitu Spend (bukan Receive) sebesar Rp 250.000,- ke akun dompet. Inilah maksud dari pencatatan entri ganda (double entry accounting).
Catatan: Anda juga sebetulnya bisa mengentri transaksi penarikan uang dari sisi register BCA #1.
Tip: GnuCash memiliki fasilitas quick-fill. Jika Anda memasukkan transaksi yang deskripsinya sama, misalnya "busway" lagi pada tanggal 12 Nov, maka GnuCash akan mengisikan sisanya (akun, jumlah) untuk mempercepat entri. Anda tinggal mengubah jumlah uangnya, jika berbeda, misalnya. Lalu tekan Enter untuk memasukkan transaksi ini.
Sampai di sini, sebaiknya Anda save file Anda. Pilih menu File > Save atau tekan Ctrl-S. Sering-seringlah men-save karena GnuCash tidak memiliki fasilitas autosave.
4.Membuat sub-akun baru sambil memasukkan transaksi.
Memasukkan transaksi, seperti telah dijelaskan sebelumnya, amatlah mudah. Yang mudah-mudah susah adalah menentukan kategori atau akun. Kadang kategori tidak jelas dan bergantung pada masing-masing orang untuk menentukannya. Misalnya, jika Anda membeli beberapa pakaian untuk oleh-oleh sewaktu liburan, apakah termasuk dalam Expenses:Entertainment:Travel atau Expenses:Clothes? Silakan tentukan sendiri; yang penting adalah konsistensi.
Jika Anda ingin mengawasi pengeluaran tertentu yang belum ada (sub)-akunnya, buatlah subakun baru. Contoh, di GnuCash defaultnya tidak ada akun khusus untuk mencatat pengeluaran jalan tol, yang ada hanyalah untuk parkir (Expenses:Auto:Parking), bensin (:Gas), perbaikan (:Repair and Maintenance), dan biaya lainnya (:Fees). Kalau Anda ingin bisa mentotal pengeluaran untuk tol saja, maka Anda bisa membuat subakun Expenses:Car:Toll misalnya. Atau bisa jadi Anda memiliki dua kendaraan dan ingin bisa melihat pengeluaran masing-masing. Anda bisa sedetil atau seumum mungkin dalam memilih akun/kategori, bergantung pada tingkat obsesi Anda mencatat segala detil kehidupan pribadi.
Membuat subakun bisa dilakukan sambil memasukkan transaksi. Misalnya kita ingin memasukkan transaksi bayar tol tanggal 10 Nov. Di jurnal, masukkan tanggal, tekan Tab, ketik "tol", tekan Tab, lalu ketikkan "Expenses:Auto:Toll" di kolom Transfer. GnuCash akan memberi tahu bahwa akun ini belum ada dan menawarkan apakah ingin dibuat. Klik Yes.
Transaksi split.
Kadang-kadang sebuah transaksi melibatkan lebih dari 2 akun sekaligus. Berbelanja di supermarket adalah contoh transaksi "campur sari" seperti ini, karena biasanya Anda membeli bermacam-macam barang/kebutuhan. Pada contoh kita, Budi berbelanja di Carrefour pada tanggal 11 Nov untuk membeli makanan (beras, mi instan, sayur, buah) dan beberapa alat tulis (kertas, bolpen) menggunakan kartu kredit senilai Rp 128.050,-. Untuk memasukkan transaksi split seperti ini, pertama bukalah akun kartu kredit Citibank dari tab Accounts. Kliklah tombol Split (atau pilih menu Actions > Split Transaction). Masukkan tanggal dan deskripsi. Di baris berikutnya, isikan charge 128050 untuk Liabilities:Credit Card:Citibank #1. Di baris berikutnya, isikan payment Rp 87.100 untuk akun Expenses:Groceries. Di baris berikutnya lagi, masukkan payment Rp 39.950 untuk akun Expenses:Supplies. Baru tekan Enter.
Untuk melihat detil split transaksi yang telah dimasukkan,
 Pilih menu View > Transaction Journal. Untuk kembali ke tampilan semula, pilih menu View > Basic Ledger.
Tisp: jika Anda pemula, agar tidak bingung, untuk semua pembelanjaan di supermarket masukkan saja ke akun/kategori Groceries. Jika nanti Anda ingin melakukan tracking terhadap pengeluaran jenis barang tertentu, barulah buat sub-subakun di bawah Groceries misalnya. Katakanlah Anda ingin memilah-milah pengeluaran belanja ke dalam makanan/minuman, perlengkapan perawatan badan (sabun, sampo, pasta gigi, parfum), perlengkapan rumah tangga (deterjen, sabun cuci piring, pembersih lantai), dll.
4. Piutang dan pengeluaran untuk pihak lain.
Pada contoh kita, Budi berbelanja di Gramedia pada tanggal 21 Nov menggunakan kartu kredit sebesar Rp 309.000,-. Sebagian buku yang dibeli adalah titipan dari teman, sebagian lagi untuk kantor. Untuk mencatat hal seperti ini, pertama masukkan transaksi pembeliannya seperti biasa (melibatkan akun-akun kartu kredit, Expenses:Books). Lalu buatlah akun baru Assets:Current Assets:Receivables:Fahmy untuk mencatat piutang terhadap teman ybs, dan Assets:Current Assets:Receivables:Kantor untuk kantor. Lalu masukkan transaksi increase Rp 50.000,- (pasangannya adalah Expenses:Books ) untuk piutang Fahmy dan increase Rp 60.000,- (pasangannya Expenses:Books) untuk piutang kantor. Efeknya adalah, hutang Anda bertambah Rp 309.000,- karena berbelanja menggunakan kartu kredit. Tapi aset Anda juga bertambah Rp 110.000,- karena jumlah uang ini akan bisa ditagih dari pihak yang berutang.
Saat pihak yang berutang membayar, maka Anda tinggal buat transaksi kebalikan yaitu decrease sehingga saldonya menjadi nol kembali. Contoh, Fahmy membayar hutangnya tanggal 22 Nov. Maka masukkan transaksi decrease Rp 50.000,- pada akun piutang Fahmy (pasangannya adalah akun dompet). Efek akhir, saldo piutang Fahmy menjadi nol, dan uang di dompet bertambah Rp 50.000,-.
Pemasukan/Penghasilan. Untuk penghasilan, misalnya gajian yang didepositkan langsung ke akun tabungan, buatlah transaksi deposit ke tabungan dan pasangannya Income:Salary. Silakan lihat file GnuCash contoh yang disertakan di dalam file .zip yang saya sediakan.
Langkah 3: Rekonsiliasi di GnuCash
Setelah memasukkan semua transaksi keuangan, langkah berikutnya adalah rekonsiliasi. Rekonsiliasi adalah proses pencocokan catatan yang kita buat di program dengan "kenyataan yang sebenarnya", dengan kata lain, proses koreksi. Karena mungkin saja kita kelupaan memasukkan beberapa transaksi, melakukan salah ketik, dsb. Untuk akun-akun yang dimaintain oleh institusi keuangan, seperti tabungan bank atau kartu kredit, kita mencocokkan catatan kita dengan catatan dari bank. Untuk akun yang tidak ada institusi keuangannya, seperti uang di dompet, kita mencocokkan saldo terakhir catatan kita dengan uang yang ada di dompet. Rekonsiliasi biasanya dilakukan akhir bulan, atau saat kita menerima laporan/statement kartu kredit, tabungan, dll.
Untuk melakukan rekonsiliasi akun dompet di GnuCash
1. Pertama buka register dompet
2. Lalu pilih menu Actions > Reconcile. Misalnya, pada contoh kita, Budi melakukan rekonsiliasi akun dompet pada tanggal 30 Nov. Masukkan tanggal 30 Nov. Lalu hitunglah uang di dompet saat ini ada berapa, ternyata Rp 147.000,- (padahal menurut catatan, Rp 176.700,-). GnuCash lalu akan menampilkan daftar transaksi yang belum direkonsiliasi, untuk diperiksa ulang. Centanglah semua transaksi yang dirasakan benar. Anda bisa menghapus, mengedit, atau menambah transaksi. Pada contoh, ternyata memang tidak diketahui selisih yang ada sebesar Rp 29.700,- itu ke mana, mungkin uangnya hilang, tercecer, atau dicuri, atau dibelikan sesuatu yang sudah dicoba diingat-ingat atau dicari bonnya tapi tidak ada. Karena itu kita mengakuinya saja saja sebagai uang yang hilang, di akun Expenses:Adjustment atau Expenses:Lost/Stolen. Buat transaksi tersebut, maka kini sudah tidak ada selisih lagi. klik tombol Finish. Kini Anda akan melihat bahwa di kolom bertitel "R" di tiap entri transaksi Anda akan melihat simbol "y" dan bukan "n" lagi, yang berarti bahwa transaksi tersebut statusnya telah direkonsiliasi.
Demikian juga untuk akun lain seperti tabungan BCA dan Citibank. Saat menerima tagihan kartu kredit atau mencetak mutasi di buku tabungan, lakukanlah rekonsiliasi. Untuk tabungan BCA pada contoh kita, kita belum memasukkan saldo awal. Masukkan dulu saldo awal untuk tanggal 1 Nov.
Setelah rekonsiliasi, kini kita siap membuat laporan
Langkah 4 : pengolahan laporan

GNUCASH merupakan aplikasi pengelola keuangan pribadi maupun bisnis. GnuCash hadir dalam versi portable yang dapat kamu peroleh dari PortableApps sehingga kamu dapat mengaksesnya langsung dari flash diskmu. Dengan aplikasi ini kamu dapat menelusuri segala bentuk informasi keuanganmu mulai yang paling sederhana hingga tingkatan kompleks sekalipun. Aplikasi ini juga merupakan salah satu dari sedikit
Aplikasi yang mendukung global currencies, dan menariknya GnuCash merupakan aplikasi open-source yang ditulis menggunakan bahasa C pemprograman .



Bentuk tampilan User Interface GNUCASH :